← Terug naar de blog
E-facturatie Peppol België 27 februari 2026 15 min lezen

Verplichte E-facturatie in België vanaf 2026: Gids voor Zelfstandigen

Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie voor B2B-transacties verplicht in België. Dit is geen verre toekomst meer — het is nu. Als u een Belgische zelfstandige bent, een eenmanszaak uitbaat of een kleine onderneming runt, heeft deze ingrijpende wetswijziging onmiddellijke gevolgen voor elke factuur die u verstuurt naar een andere BTW-plichtige onderneming. In deze gids leest u precies wat er veranderd is, waarom de overheid dit doet, hoe het Peppol-netwerk werkt, wat uw bewaartermijnen zijn en hoe u uw dagelijkse onkostenbeheer hierop kunt afstemmen.

Een elektronische factuur in België is geen PDF die u per e-mail verstuurt. Het is een gestructureerd digitaal document — in UBL 2.1 of Peppol BIS 3.0-formaat — dat via het Peppol-netwerk wordt uitgewisseld en automatisch leesbaar is door de systemen van FOD Financiën.

Waarom maakt België e-facturatie verplicht?

De Belgische overheid heeft twee hoofddoelstellingen met de invoering van verplichte e-facturatie. Ten eerste wil ze de btw-fraude drastisch terugdringen. De zogenaamde BTW-kloof — het verschil tussen de theoretisch verschuldigde BTW en de BTW die effectief wordt geïnd — bedraagt in België naar schatting meerdere miljarden euro per jaar. Door e-facturen via het Peppol-netwerk verplicht te stellen, kan FOD Financiën / SPF Finances transacties in quasi-realtime kruisen en controleren, nog voor u uw periodieke BTW-aangifte indient.

Ten tweede sluit België aan bij de bredere Europese agenda. Het ViDA-pakket (BTW in het digitale tijdperk) — aangenomen door de Raad van de Europese Unie in maart 2025 — verplicht alle EU-lidstaten om tegen 2030 digitale realtime BTW-rapportage in te voeren. België loopt hiermee voor op schema en gebruikt het Peppol-netwerk als centrale transmissie-infrastructuur. In tegenstelling tot andere EU-landen zoals Duitsland (B2B XRechnung vanaf 2027) of Frankrijk (2026-2027), heeft België de stap al gezet.

De wettelijke grondslag vindt u in het Wetboek van de Belasting over de Toegevoegde Waarde (WBTW), gewijzigd door de Wet van 20 november 2022 die de verplichte e-facturatie voor B2B-transacties vastlegde met inwerkingtreding op 1 januari 2026.

Wat is het Peppol-netwerk?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk voor de veilige uitwisseling van elektronische handelsdocumenten. Oorspronkelijk ontwikkeld voor overheidsopdrachten in Europa, is Peppol uitgegroeid tot de wereldstandaard voor B2B e-facturatie. Het netwerk verbindt gecertificeerde serviceproviders — de zogenaamde Access Points — die als digitale postbodes fungeren tussen verzender en ontvanger van een factuur.

In de praktijk werkt het als volgt: uw facturatiesoftware of boekhouder maakt uw factuur aan in een compatibel formaat en verstuurt deze via een Belgisch Peppol Access Point. Het Access Point van de ontvanger haalt de factuur op en levert die rechtstreeks af in het systeem van uw klant. FOD Financiën heeft via dit netwerk rechtstreeks zicht op de transactie.

België werd lid van het Peppol-netwerk en het OpenPeppol-orgaan beheert de internationale richtlijnen. De Belgische Peppol-autoriteit is Mercurius, het federale platform voor elektronische overheidsopdrachten, dat ook de Belgische Peppol-infrastructuur voor B2B beheert.

Het verplichte formaat: UBL 2.1 en Peppol BIS Billing 3.0

Niet elk digitaal document telt als een geldige elektronische factuur. Een Word-document dat u als PDF verstuurt via e-mail is geen geldige e-factuur in de zin van de Belgische wetgeving. Een geldige Belgische B2B-factuur moet voldoen aan:

De technische specificaties van het Peppol BIS Billing 3.0-formaat zijn openbaar beschikbaar. Uw facturatiesoftware of boekhoudpakket dient deze formaten te ondersteunen. Controleer bij uw softwareleverancier of er reeds updates beschikbaar zijn — de meeste Belgische en Europese pakketten bieden dit ondertussen aan.

Wie is verplicht? De rol van de KBO/BCE

De Belgische e-facturatieplicht geldt voor alle ondernemingen die geregistreerd zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) — in het Frans de Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) — en die BTW-plichtig zijn. Concreet betekent dit elke rechtsvorm: eenmanszaak, bvba/bv, nv, vzw met economische activiteit, enz.

De KBO/BCE is de centrale databank van alle Belgische ondernemingen. Elke onderneming heeft een uniek ondernemingsnummer van 10 cijfers (formaat: 0XXX.XXX.XXX) dat tevens dienst doet als BTW-nummer wanneer het wordt voorafgegaan door "BE". U vindt uw ondernemingsnummer terug op de openbare KBO-zoekmodule van FOD Economie.

Zijn er vrijstellingen? In principe zijn alle BTW-plichtige ondernemingen die B2B-facturen uitwisselen verplicht. Wie onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt — zoals bedoeld in artikel 56bis van het WBTW — is formeel vrijgesteld van de e-facturatieplicht, maar wordt door FOD Financiën sterk aangemoedigd om alsnog over te stappen. Dit geldt ook voor zelfstandigen in bijberoep wiens zakelijk inkomen onder de drempel valt. Transacties met particulieren (B2C) vallen volledig buiten het toepassingsgebied van de e-facturatieplicht.

De tolerantieperiode: kwartaal 1 van 2026

FOD Financiën heeft bevestigd dat er tijdens het eerste kwartaal van 2026 (januari t/m maart) een gedoogperiode van toepassing is. Ondernemingen die aantoonbare stappen ondernemen om te voldoen — zoals het selecteren van een Peppol-serviceprovider of het updaten van hun facturatiesoftware — zullen tijdens deze overgangsperiode niet onmiddellijk worden gesanctioneerd.

Dit is geen vrijgeleide. De wettelijke verplichting bestaat al volledig. De gedoogperiode geeft ondernemingen die te laat begonnen zijn met de voorbereiding een laatste kans om orde op zaken te stellen zonder boetes te riskeren. Vanaf het tweede kwartaal van 2026 worden sancties verwacht voor ondernemingen die nog steeds via klassieke PDF-facturen per e-mail werken voor hun B2B-transacties.

De juridische verplichting bestaat al volledig. Als u nog steeds factureert via PDF per e-mail aan andere BTW-plichtige Belgische ondernemingen, bent u formeel in overtreding.

Belgische BTW-tarieven: 21%, 12% en 6%

Voor Belgische zelfstandigen is een correcte toepassing van het BTW-tarief cruciaal, zeker nu elke B2B-factuur via Peppol automatisch gecontroleerd wordt door FOD Financiën. België kent drie principale BTW-tarieven:

Tarief Toepassingsgebied Voorbeelden
21% Standaardtarief — van toepassing op de meeste goederen en diensten Professionele dienstverlening, elektronica, kleding, horeca
12% Verlaagd tarief — specifieke categorieën Restaurant- en cateringdiensten (voedsel), bepaalde sociale woningbouw, fytofarmaceutische producten
6% Verlaagd tarief — basisbehoeften en sociale sectoren Voedingsmiddelen, geneesmiddelen, boeken (inclusief e-books), water, renovatiewerken aan woningen, vervoer van personen
0% Vrijgesteld met recht op aftrek Intracommunautaire leveringen, uitvoer, bepaalde financiële diensten

De volledige lijst van BTW-tarieven en uitzonderingen vindt u op de officiële website van FOD Financiën — BTW-tarieven. Let op: de BTW-code die u vermeldt op uw Peppol-factuur moet exact overeenstemmen met de wettelijk vereiste classificatie. Fouten in de BTW-code worden door geautomatiseerde systemen gemarkeerd.

Belgische bewaartermijnen: 7 jaar en 10 jaar

Een van de meest onderschatte aspecten van de Belgische belastingwetgeving voor zelfstandigen is de bewaarplicht voor boekhoudkundige documenten en facturen. De regels zijn als volgt:

Type document Bewaartermijn Wettelijke grondslag
Boekhoudkundige documenten (dagboeken, balansen, resultatenrekeningen) 7 jaar Art. 6 Wet Boekhouding Kleine Ondernemingen
Facturen (uitgaande en inkomende B2B) 10 jaar Art. 60 WBTW (BTW-wetboek)
Stukken m.b.t. onroerende goederen 10 jaar Art. 60 WBTW
Sociale documenten (loonfiches, arbeidscontracten) 5 jaar Arbeidsrecht
Kastickets en kleine bonnetjes (minder dan 250 EUR) 7 jaar Art. 6 Wet Boekhouding + art. 60 WBTW

De 10-jarige bewaartermijn voor facturen is strenger dan in de meeste buurlanden. In Duitsland geldt eveneens 10 jaar (GoBD), maar in Frankrijk slechts 6 jaar voor fiscale stukken. FOD Financiën kan bij een belastingcontrole tot 7 jaar teruggaan voor fiscale vergissingen die niet als fraude worden beschouwd, en tot de volledige bewaartermijn bij vermoedens van opzettelijke fraude.

Een praktische gevolgtrekking: als u vandaag een bonnetje weggooit van een zakelijke lunch in 2019, schendt u mogelijk de Belgische bewaarwetgeving. Het digitaliseren van al uw onkostendocumenten — bonnetjes, kassaticketten, ontvangstbewijzen — is niet alleen handig maar wettelijk vereist.

Zelfstandige in hoofdberoep vs. bijberoep

In België bestaat er een belangrijk onderscheid tussen zelfstandigen in hoofdberoep en bijberoep. Dit onderscheid heeft directe gevolgen voor uw verplichtingen, maar niet voor de e-facturatieplicht zelf.

Zelfstandige in hoofdberoep is u wanneer zelfstandige activiteit uw enige of voornaamste beroepsactiviteit is. U betaalt de volledige sociale bijdragen berekend op uw netto belastbaar inkomen:

Zelfstandige in bijberoep bent u wanneer u naast een bezoldigde betrekking of andere hoofdactiviteit ook zelfstandige inkomsten heeft. Uw sociale bijdragen zijn in principe lager, aangezien u reeds sociale bescherming geniet via uw hoofdactiviteit. De bijdragen worden berekend op uw netto zelfstandig inkomen, met een minimale bijdrage die lager ligt dan die van zelfstandigen in hoofdberoep.

In beide gevallen geldt de e-facturatieplicht voor alle B2B-transacties als u BTW-plichtig bent. Het onderscheid heeft wel gevolgen voor uw BTW-status: zelfstandigen in bijberoep met een laag zakelijk inkomen kunnen eventueel onder de btw-vrijstellingsdrempel van artikel 56bis WBTW vallen en zijn dan vrijgesteld van BTW-aangifte — maar niet noodzakelijk van e-facturatie aan andere ondernemingen.

Sociale bijdragen en uw sociaal verzekeringsfonds

Elke Belgische zelfstandige — ongeacht in hoofd- of bijberoep — is verplicht aangesloten bij een erkend sociaal verzekeringsfonds. Het fonds int uw kwartaalbijdragen en regelt uw sociale rechten (ziekteverzekering, pensioen, moederschapsuitkering, invaliditeitsuitkering).

De bekendste sociale verzekeringsfondsen in België zijn onder meer Acerta, Xerius, Partena Professional, Liantis, UCM en het Nationale Hulpfonds (voor wie zich niet bij een privéfonds aansluit). Informatie over bijdragepercentages en sociale rechten vindt u bij het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ).

De sociale bijdragen zijn berekend op uw netto belastbaar beroepsinkomen als zelfstandige, dat u aangeeft in uw jaarlijkse personenbelasting. Dit maakt een correcte en volledige registratie van al uw inkomsten en aftrekbare beroepskosten cruciaal. Elke zakelijke uitgave die u niet kunt bewijzen met een geldig bonnetje of factuur is een misgelopen aftrek — en leidt tot hogere belastingen én hogere sociale bijdragen.

Hoe een Peppol-factuur verzenden als zelfstandige

Het verzenden van een geldige Belgische e-factuur verloopt in grote lijnen als volgt:

  1. Kies een Peppol-serviceprovider (Access Point): dit is een gecertificeerde operator die uw facturen omzet naar UBL 2.1 / Peppol BIS 3.0 en verstuurt via het netwerk. De meeste Belgische boekhoudpakketten — zoals Billit, Exact Online, Isabel, Teamleader Orbit of Yuki — bieden integratie met Peppol aan. Een overzicht van gecertificeerde Access Points vindt u bij OpenPeppol en op Mercurius.
  2. Koppel uw ondernemingsnummer (KBO/BCE) aan het netwerk: uw Peppol-adres is gekoppeld aan uw BTW-nummer. Uw serviceprovider registreert u in de Peppol-directory zodat andere ondernemingen u kunnen vinden.
  3. Stel uw factuurtemplate in: zorg dat alle verplichte velden aanwezig zijn — uw BTW-nummer, dat van de klant, het correcte BTW-tarief, omschrijving van de prestatie, datum, referentienummer.
  4. Verstuur via het Access Point: uw software verstuurt de factuur digitaal via Peppol. U ontvangt een ontvangstbevestiging en de factuur arriveert rechtstreeks in het systeem van uw klant.
  5. Archiveer conform de bewaarplicht: bewaar een digitale kopie van elke verzonden factuur gedurende minimaal 10 jaar.

Bent u een kleine zelfstandige zonder boekhoudpakket? Dan zijn er ook eenvoudigere portaaloplossingen beschikbaar die u rechtstreeks kunt gebruiken om een Peppol-factuur aan te maken en te versturen, zonder dat u hiervoor een volledig boekhoudpakket nodig heeft.

Onkostendocumenten: niet hetzelfde als e-facturen

Het is belangrijk een onderscheid te maken tussen twee soorten documenten voor Belgische zelfstandigen:

Uitgaande facturen die u verstuurt aan uw zakelijke klanten: die moeten via Peppol als e-factuur worden verstuurd.

Inkomende onkostendocumenten die u ontvangt als bewijs van uw zakelijke uitgaven — restaurantrekeningen, tankbonnetjes, treintickets, kantoorbenodigdheden — vallen onder een apart regime. Deze documenten zijn de grondslag voor uw BTW-aftrek en beroepskosten. U moet ze bewaren gedurende de wettelijke termijnen (7 tot 10 jaar) en ze moeten authentiek, leesbaar en volledig zijn.

In België is er — in tegenstelling tot Nederland — nog geen wettelijk kader dat digitale kopieën van papieren kastickets als gelijkwaardig erkent voor het vernietigen van het origineel. De FOD Financiën-richtlijnen over het bewijs van het recht op BTW-aftrek bevelen aan om zowel originele als digitale kopieën te bewaren totdat er meer duidelijkheid is over de status van gedigitaliseerde bonnetjes. In de praktijk aanvaardt FOD Financiën bij controles digitale scans van goede kwaliteit, maar u draagt zelf het risico als de scan onleesbaar of onvolledig is.

Wat verandert er voor uw inkomende facturen?

Naast de verplichting om e-facturen te sturen, bent u ook verplicht om e-facturen te ontvangen. Concreet betekent dit dat uw zakelijke leveranciers (andere BTW-plichtige ondernemingen) hun facturen aan u ook via Peppol dienen te sturen. Als zij dit niet doen, zijn zij in overtreding — maar u moet wel de infrastructuur hebben om Peppol-facturen te kunnen ontvangen.

Zorg er dus voor dat uw Peppol Access Point actief is voor zowel verzending als ontvangst. Dit is in de meeste gevallen slechts een eenmalige configuratie via uw boekhoudpakket of serviceprovider.

Belgische BTW-aangifte: maandelijks of kwartaalaangifte

Als BTW-plichtige zelfstandige in België dient u periodiek uw BTW-aangifte in bij FOD Financiën via Intervat, het elektronische aangifteplatform. De aangiftefrequentie is:

De btw-aangifte vermeldt uw totale omzet, de verschuldigde BTW op uw uitgaande facturen en de aftrekbare BTW op uw inkomende facturen en beroepskosten. Het saldo bepaalt of u BTW betaalt of terugkrijgt. Een correcte en volledige registratie van al uw onkostenbonnetjes is essentieel om de maximale BTW terug te vorderen.

Digitale transformatie voor Belgische kmo's

De invoering van verplichte e-facturatie is onderdeel van een bredere digitale transformatie die de Belgische overheid ondernemingen oplegde. Het FOD Economie heeft verschillende ondersteunende maatregelen genomen:

Houd er rekening mee dat Vlaamse, Waalse en Brusselse ondernemingen mogelijk kunnen genieten van regionale steun voor de digitalisering van hun facturatie. Neem contact op met VLAIO (Agentschap Innoveren & Ondernemen) of het equivalent in uw regio voor actuele subsidie-informatie.

Sancties bij niet-naleving

FOD Financiën heeft aangegeven geen onmiddellijke draconische sancties te willen opleggen in de aanloopfase, maar de wettelijke basis voor sanctionering bestaat wel. De mogelijke sancties bij niet-naleving van de e-facturatieplicht omvatten:

De gedoogperiode van het eerste kwartaal 2026 geldt uitsluitend voor ondernemingen die aantoonbare goede wil tonen. "Ik wist het niet" is na dit kwartaal geen geldig excuus meer.

Praktische checklist voor Belgische zelfstandigen

Hier is een concrete stappenplan om conform te zijn met de Belgische e-facturatieplicht:

  1. ✅ Controleer of u BTW-plichtig bent via uw BTW-nummer op de KBO-zoekmodule.
  2. ✅ Kies een Peppol Access Point of integreer via uw bestaand boekhoudpakket.
  3. ✅ Configureer uw Peppol-adres gekoppeld aan uw BTW-nummer (BE + 10-cijferig ondernemingsnummer).
  4. ✅ Update uw factuurtemplate zodat alle verplichte UBL 2.1-velden aanwezig zijn.
  5. ✅ Stel een archiveringsoplossing in die 10 jaar bewaring garandeert voor facturen.
  6. ✅ Digitaliseer uw onkostenbonnetjes met een tool als LessTax voor uw BTW-aftrek.
  7. ✅ Informeer uw leveranciers dat u Peppol-facturen wenst te ontvangen.
  8. ✅ Neem contact op met uw boekhouder voor specifiek advies op maat van uw situatie.

Hoe LessTax Belgische zelfstandigen helpt

De e-facturatieplicht regelt voornamelijk de facturen die u verstuurt en ontvangt van andere ondernemingen. Maar naast die B2B-factuurstroom heeft elke zelfstandige ook te maken met een stroom van kleine onkostendocumenten: restaurantbonnetjes voor een zakenmaaltijd, tankbonnetjes, treintickets, kassabonnen van kantoorbenodigdheden. Die moeten allemaal worden bewaard, gecategoriseerd en opgenomen in uw BTW-aangifte.

Precies daar helpt LessTax. Stuur een foto van elk bonnetje — in welke taal dan ook — naar de LessTax Telegram-bot. Onze AI:

Of u nu in Gent een stoofvleesmaaltijd hebt gegeten, in Brussel een treinticket kocht bij de NMBS of in Tokyo een hotelrekening betaalde — LessTax leest het bonnetje in elke taal, vertaalt het naar het Nederlands en organiseert het in uw maandelijks overzicht. Zo voldoet u aan de Belgische bewaarplicht van 7 tot 10 jaar en mist u nooit meer een BTW-aftrek.

LessTax is volledig gratis tijdens de bètaperiode. U kunt het testen via @LessTaxBot op Telegram.

Externe bronnen en officiële documentatie

Voor diepgaandere informatie over de Belgische e-facturatieplicht raden wij de volgende officiële bronnen aan:

Conclusie

De verplichte B2B e-facturatie via Peppol is een van de meest ingrijpende fiscale hervormingen voor Belgische zelfstandigen in jaren. Seit 1 januari 2026 is de juridische verplichting een feit. De gedoogperiode van het eerste kwartaal 2026 loopt binnenkort ten einde. Als u nog niet bent overgestapt op Peppol-facturatie, is het moment om actie te ondernemen nu.

De verplichting heeft twee kanten: u moet e-facturen kunnen sturen via een gecertificeerd Peppol Access Point in het UBL 2.1 / Peppol BIS 3.0 formaat, en u moet e-facturen kunnen ontvangen. Tegelijkertijd moeten al uw boekhoudkundige documenten 7 jaar worden bewaard en uw facturen 10 jaar — en elk bonnetje dat u weggooit is een potentieel gemiste BTW-aftrek.

LessTax helpt u de dagelijkse stroom van onkostenbonnetjes te beheren: fotografeer, digitaliseer en organiseer automatisch in een maandelijks Excel-rapport. Probeer het gratis via @LessTaxBot op Telegram.

Probeer LessTax gratis

Digitaliseer uw onkostenbonnetjes automatisch. Gratis tijdens de bèta — geen creditcard vereist.

Starten op Telegram — Gratis